Nguyên tắc đàm phán thành công trong kinh doanh
Mặc dù đã có sự thay đổi dần dần trong tâm lý của người Việt Nam và việc giao tiếp đối với đối tác bằng văn bản hoặc điện tử bắt đầu có ý nghĩa, những những cuộc đàm phán trực tiếp vẫn là chìa khóa thành công cho dự án. Các cuộc họp cá nhân đặc biệt là lần gặp đầu tiên để người tham gia làm quen với nhau và đảm bảo rằng đối tác và dự án là nghiêm túc. Do đó, duy trì một nghi thức đàm phán trong kinh doanh để dự án thành công cũng quan trọng như là tính những con số chính xác cho ý định kinh doanh. Một số nguyên tắc trên có thể không được tôn trọng bởi một số đối tác Việt Nam nhưng họ luôn mong muốn điều này từ người nước ngoài.
Trước cuộc họp đầu tiên đối tác Việt Nam cần có đủ thông tin về công ty của bạn và về kế hoạch kinh doanh sẽ được đàm phán. Thông tin này phải được gửi bằng văn bản trước ngày dự định có cuộc họp. Mặc dù các công ty kinh doanh lớn tất nhiên tuyển dụng những người biết ngoại ngữ (tiếng Anh được sử dụng rộng rãi nhất), nhiều giám đốc điều hành và hầu hết mọi người ở các tỉnh chỉ nói tiếng Việt. Bạn sẽ có ấn tượng tốt nếu bạn trao các tài liệu in bằng tiếng Anh và bổ sung thêm bản dịch tiếng Việt. Chỉ sau khi giới thiệu bằng văn bản bạn mới nên yêu cầu gặp mặt, tốt nhất lại một lần nữa bằng văn bản, sau đó nhắc qua điện thoại. Nếu bạn được bên thứ ba mà đối tác Việt Nam tin tưởng giới thiệu là tốt nhất.
Khi đàm phán thì điều cần thiết là đối tác Việt Nam phải hoàn toàn hiểu rõ nội dung của dự án với tất cả các điều khoản và hoàn toàn đồng ý với cách giải thích của bạn về nội dung. Đàm phán không thể vội vã, bởi nếu một khi đối tác không hiểu được một phần nào đó trong hợp đồng, thì đối tác thường vẫn ký hợp đồng thay vì hỏi lại, bởi vì khi hỏi lại cũng có nghĩa là bị "mất danh dự". Tuy nhiên, trong khi bạn thực hiện hợp đồng, bạn sẽ được dẫn dắt bởi sự giải thích của bạn về điểm mà đối tác không hiểu, và nếu sau đó bạn thúc đẩy việc hoàn thành theo ý nghĩa thực tế của bạn thì điều đó có thể được coi là cố gắng đánh lừa đối tác và dẫn đến việc mất lòng tin.
"Mất danh dự" thường được chờ đợi ở người nước ngoài, nhưng không phải theo cách hành xử vô văn hoá và mất lịch sự, nhưng trên thực tế thì đối tác Việt Nam phải có cảm giác chiến thắng sau cuộc nói chuyện. Do đó nên khôn ngoan để điều chỉnh tình hình với kịch bản đàm phán của bạn và chuẩn bị trước một "nhượng bộ đáng kể" sẵn sàng cho đối tác. Nói chung, một đối tác nước ngoài dự kiến sẽ đạt được lợi nhuận gần như bằng không, hoặc lỗ trong thương mại (đầu tư) ở Việt Nam. Việc lộ thông tin về lợi nhuận, chi phí hoa hồng, v.v ở Việt Nam cao gấp đôi.
Đàm phán đòi hỏi một thái độ lịch sự, kiên nhẫn, và trong mắt của đối tác Việt Nam bất kỳ dấu hiệu nào của sự giận dữ và kiêu ngạo sẽ làm bạn "mất điểm " mạnh. Tại buổi đàm phán phải tính đến thực tế là người Việt Nam không muốn nói không và không thừa nhận nếu họ không hiểu điều gì đó. Do đó, câu trả lời " có thể có" cần phải được diễn giải là "có thể không" và "có thể" nghĩa là "chắc chắn không". Cần phải có những "câu hỏi kiểm tra " kín đáo và ngoại giao để chính minh rằng đối tác đã hiểu rõ ý tưởng của bạn. Chắc chắn bạn phải tính trước là thời gian của các cuộc đàm phán sẽ kéo dài hơn bình thường so với ở châu Âu.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng cần phải nhớ về khía cạnh của sự mê tín, điều này cũng ảnh hưởng đáng kể đến việc ký kết giao dịch. Tốt nhất là tìm ra ngày nào mà đối tác cho là thích hợp để ký kết giao dịch - vào thời điểm đó động cơ ký kết hợp đồng của đối tác sẽ rất mạnh và bạn có thể đạt được những nhượng bộ đáng kể. Mặt khác trong thời điểm "không phù hợp" thậm chí không nên hẹn để đàm phán. Thời kỳ không thích hợp là ngày lễ chính của Việt Nam - Tết Nguyên Đán, khi mà gia đình là điều quan trọng nhất không ngoại lệ cho người Việt Nam.
Sự cần thiết của "follow up" qua một đại diện địa phương. Nếu bạn không thoả thuận được với một đại diện địa phương (= một cá nhân hoặc một công ty mà bạn chọn trước khi bạn rời khởi Việt Nam), để hiệu quả hoá những lợi nhuận của bạn ở đây, chủ yếu là để giải quyết các vấn đề với các công ty lớn - thì thư từ kinh doanh từ đối tác của bạn sẽ dần dần ngừng lại cho đến khi dự án của bạn kết thúc hoàn toàn. Khía cạnh này chắc chắn không thể bỏ qua.
Tâm lý và phong tục địa phương liên quan đến việc đàm phán kinh doanh và ký kết hợp đồng
Sự đúng giờ
Một trong những điều ngạc nhiên ngoài trừ những trường hợp đặc biệt thì người Việt Nam khá là đúng giờ. Đây có lẽ là kết quả của việc tôn trọng các cơ quan chức năng. Nếu chúng ta mời đối tác đến một cuộc họp (khách sạn, văn phòng, v.v), chúng ta phải chuẩn bị cho sự kiện sẽ diễn ra từ 5 đến 10 phút trước giờ thống nhất. Sự đúng giờ cũng được mong đợi từ phía chúng ta và vì vậy việc đưa ra các lý do do tình trạng giao thông là không phù hợp. Tuy nhiên chúng ta có thể chờ đợi sự chậm trễ thường xuyên từ các nguyên nhân khách quan khác nhau của phía đối tác Việt Nam, nhưng với các đối tác nước ngoài thì luôn phải đúng giờ như đã thỏa thuận.
Mê tín dị đoan
Cũng giống như các nước Châu Á khác, cuộc sống của người Việt Nam bị ảnh hưởng bởi một số thực tiễn mà nguyên nhân hợp lý thường không thể "tìm ra" nhưng luôn luôn được tuân thủ. Điều này ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống: "ngày lành tháng tốt", để kết hôn (hoặc sinh con), thời gian thích hợp cho việc ký kết kinh doanh, thói quen ăn uống được điều chỉnh theo lịch âm, sự mê tín không thể giải thích được có ảnh hưởng đến vệ sinh (ví dụ: như phụ nữ sau khi sinh một tháng không được tắm).
Quần áo phù hợp, nhãn hiệu xã hội
Khía cạnh của trang phục là phần ít quan trọng tại Việt Nam, nói đúng ra thì đó là vấn đề có thể dễ dàng giải quyết. Quần áo "mùa đông" (tức là từ tháng mười hai đến tháng ba) phổ biến như ở châu Âu, một bộ com lê và cravat trong các cuộc họp quan trọng hoặc vào cuộc hẹn buổi tối thì mặc một bộ com lê tối màu. Vào "mùa hè" quan trọng (từ tháng tư đến tháng mười một) khi đi họp bình thường chỉ cần mặc áo sơ mi với cravat. Tại các cuộc họp chính thức ở mức cao, ít nhất là cho đến khi khởi đầu cuộc họp nên mặc com lê phù hợp kể cả vào mùa hè nóng bức. Do khí hậu nóng, độ ẩm ướt của địa phương và thực tế là nhiều nơi làm việc bình thường ở Việt Nam vẫn không có máy lạnh nên người Việt Nam thường không mang cravat và điều n��y không có nghĩa là họ bày tỏ sự thiếu tôn trọng. Những quần áo không phù hợp ở Việt Nam hoặc bị coi là xúc phạm là quần short và váy ngắn của phụ nữ chỉ được chấp nhận với các khách du lịch "tây ba lô". Quần áo của phụ nữ cũng không nên để lộ vai.
Một số khía cạnh khác rất quan trọng trong phép lịch sự xã hội ở Việt Nam là việc giới thiệu và trao đổi danh thiếp. Với những người quan trọng thì nên đưa danh thiếp bằng cả hai tay, trong mọi trường hợp phải đưa và nhận danh thiếp từ tay đến tay và không được "ném" danh thiếp trên bàn. Mặc dù từ phía Việt Nam không phải lúc nào tất cả những người có mặt đều nhận được danh thiếp nhưng bạn nên đưa danh thiếp của mình cho tất cả mọi người. Đối với các phái đoàn lớn, việc trao đổi có thể được diễn ra giữa những người có kinh nghiệm nhiều năm nhất trong công việc, còn những người còn lại có thể trao đổi danh thiếp sau cuộc họp. Bạn sẽ thể hiện được sự tôn trọng mong đợi nếu bạn đọc tên đầy đủ và chức năng của người quan trong ghi trên danh thiếp được cung cấp. Họ thường được in đầu tiên trên danh thiếp sau đó là tên. Vì nhiều người Việt Nam có cùng họ, nên chúng ta xưng hô theo tên và thêm ông / bà. Học vị chủ yếu được sử dụng trong các cấp ngành y tế hoặc học thuật (Tiến sĩ, Giáo sư, v.v). Nội dung và cách trình bày danh thiếp không được thống nhất và không quan trọng, nhưng bạn vẫn phải có danh thiếp.
Đàm phán thường được thực hiện thông qua các chi nhánh cấp cao của các bên, cấp dưới có thể bổ sung thêm thông tin cụ thể khi được yêu cầu. Mặc dù ngôn ngữ chính có thể là một ngôn ngữ thế giới (thường là tiếng Anh), tốt hơn hết là bạn nên (và cần thiết ở các tỉnh) có thông dịch viên của mình và bạn nên kiểm tra chất lượng dịch của thông dịch viên trước. Theo yêu cầu của bạn khách sạn có thể cung cấp thông dịch viên hoặc qua các cơ quan du lịch địa phương với chi phí khoảng 50 USD / ngày.
Do phong cách làm việc ổn định và yên tĩnh nên bạn hãy sắp xếp cuộc họp ở Việt Nam từ 9 giờ sáng và từ 2 giờ - 3 giờ chiều, mặc dù đối tác có thể gợi ý để cuộc họp diễn ra vào thời điểm khác (muộn hơn). Mới đây thôi ở Việt Nam vẫn làm việc vào ngày thứ bảy, nhưng bây giờ thì thời gian này được coi là riêng tư, vì vậy cuộc họp vào ngày thứ bảy chỉ có thể được đề xuất ra từ phía đối tác Việt Nam.
Địa điểm phù hợp để ký kết hợp đồng
Trong thực tế không thể chỉ định một địa điểm cụ thể, người Việt Nam bị chi phối bởi các động cơ thực dụng, nhưng chúng tôi có thể khuyên bạn một điều. Việc mời đối tác đến C.H Séc chắc chắn sẽ giúp cho việc ký kết thương mại. Đầu tiên, đây được coi là một dấu hiệu của sự tôn trọng với đối tác, thứ hai nhân dịp này thường có thể thiết lập một mối quan hệ thân thiện không chính thức, mà điều này với người Việt Nam - những người khá thực dụng cũng rất quan trọng. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là người Việt Nam thường có bạn bè và người quen ở C.H Séc, nhưng thường rất khó khăn để họ có thể sang. Chính sách thị thực Séc nghiêm ngặt có thể là nguyên nhân gây ra trường hợp là một số doanh nhân Việt Nam thậm chí còn lo sợ cả việc làm hồ sơ xin thị thức Séc (do những câu chuyện "truyền miệng" khác nhau) và thậm chí trong một số trường hợp khác với các đối tác Séc cuộc họp sẽ được diễn ra ở một nước thứ ba tại châu Âu (có nghĩa là Tây Âu) hơn là cố gắng xịn thị thực Séc. Mặc dù thời gian gần đây Đại sứ quán tại Hà Nội cố gắng chính sách thị thực "cởi mở" và tương đối thân thiện nên một lời mời thích hợp từ một công ty Séc cho doanh nhân Việt Nam vẫn là cách dễ nhất để ghé thăm Cộng hòa Séc và trong bối cảnh này, đối tác Séc chắc chắn nên bỏ chút "công sức" ra.
Tỷ lệ sử dụng rượu trong đàm phán kinh doanh
Trong khi bia là thức uống "phổ biến" tại các bữa ăn trưa hoặc bữa tối cho bữa ăn chính thức của các doanh nghiệp (đặc biệt là kinh doanh), chủ nhà thường cung cấp các loại rượu vang hoặc rượu brandy của Pháp, đây là vấn đề xa xỉ, nhưng điều này tuyên bố địa vị xã hội của chủ nhà (hoặc khả năng thanh toán). Không rõ là các loại rượu vang hay rượu brandy nước ngoài có thực sự ngon với người Việt Nam hay không, nhưng đó là chuyện thời trang và uy tín.
Tại sự kiện xã hội chính thức thường diễn ra nghi lễ nâng cốc chúc mừng kèm theo những lời phát biểu dài, không khác gì phong cách của Nga, nhưng các đối tác Việt Nam cũng sẽ đánh giá cao những lần nâng cốc được lặp đi lặp lại không có lời phát biểu được diễn ra trong bữa ăn. Trong lúc phát biểu nên khen ngợi tính cách chăm chỉ và hiếu khách của người Việt Nam và tổ chức - công ty. Việc chấm dứt bữa ăn luôn phải được đưa ra từ người khách và người chủ nhà Việt chu đáo sẽ không bao giờ cảm thấy cần phải kết thúc bữa trưa hoặc bữa tối kể cả khi bị hạn chế về thời gian.
Mực độ uống không giới hạn và say rượu không phải là khiếm khuyết. Thật vậy, người châu Âu trung bình không ngại say rượu trước các đồng nghiệp Việt Nam của mình (những người thường chỉ cần uống ít cũng "vui" rồi).
Cách đàm phán, thương lượng, quà, hoa hồng
Người Việt Nam thích giao tiếp nói chuyện một cách hoa lá và khi đàm phán với đối tác Séc thì họ sẽ nhớ về sự hợp tác trong khuân khổ vào thời Hội đồng hỗ trợ kinh tế - RVHP. Về phía đối tác Việt Nam chủ yếu là chân thành tri ân và bạn không nên coi thường những ký ức này. Khi coi nhẹ vấn đề này chúng ta có thể mất đi lợi thế tương đối tốt ban đầu trong quan hệ hai bên. Từ phía bạn họ cũng mong đợi nhớ về mối quan hệ truyền thống tốt đẹp Tiệp Khắc-Việt Nam và từ đó chúng ta có thể dần dần di chuyển đến một vấn đề kinh doanh cụ thể. Như đã trình bày trên, nói lớn, nhận xét mỉa mai và cười tự mãn có thể xúc phạm đến những người Việt Nam nhạy cảm. Vì vậy trong mọi tình huống đây là điều cấm kỵ. Khi đàm phán người Việt Nam thường có khả năng duy trì một khuôn mặt lạnh (mỉm cười như phật chứ không phải mỉm cười như người chơi bài poker), một dấu hiệu cảnh báo cho chúng ta biết khi nụ cười được tăng lên mà nụ cười không phải lúc nào cũng bày tỏ niềm vui, mà đó có thể là một sự bối rối, khó chịu, hay sự giận dữ được giấu kín. Hành vi tương tự cũng sẽ được đánh giá từ chúng ta - những cử chỉ vui mừng, cử chỉ điệu bộ và các biểu hiện tương tự được coi là bất lịch sự. Trong các buổi gặp gỡ chính thức thì giữa những người đàm phán thường có khoảng cách đáng kể ngoại lệ dành cho những người đứng đầu phái đoàn, họ thường ngồi cạnh nhau ở phía đầu phòng họp. Khi giới thiệu nên bắt tay một chút còn lại trong giao tiếp không cần tiếp xúc cơ thể. Đặc biệt việc chạm vào đầu là điều cấm kị (như ở các nước Phật giáo khác). Hãy coi chừng việc ngồi với chân bắt chéo. Nếu mũi chân hướng đến đối tác của bạn, thì đó có thể được coi là sự thô lỗ. Nếu bạn để tay chéo, hoặc nếu bạn đặt tay lên hông, thì đối tác của bạn có thể cho rằng bạn đang tức giận.
Trong quá trình đàm phán, bạn phải giữ kiên nhẫn, ngay cả khi bạn cảm thấy những câu hỏi có vẻ không cần thiết lặp đi lặp lại và đôi khi ngu ngốc. Đối với hầu hết trường hợp thì đối tác của chúng ta đang "thử" chúng ta về tính khách quan và sự thật của cuộc tranh luận và đang suy nghĩ về vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau. Chúng ta không nên bị phát hiện khi nói dối về tình trạng chất lượng hàng hoá của chúng ta, hoặc, ngược lại, khi nói về phỉ báng chất lượng của các bên cạnh tranh. Đối tác Việt Nam thường chuẩn bị tốt khi đ họp, đặc biệt là có kiến thức tốt về giá cả cạnh tranh.
Như đã nêu trong chương trước, các thế hệ người Việt Nam đã quen với việc "chiến đấu" và điều này được phản ánh trong kinh doanh. Khi ký kết hợp đồng đối tác của bạn phải có một cảm giác đã đạt được lợi thế rất lớn và đã thắng bạn "toàn diện." Do đó việc giảm giá đáng kể phải được tính trước và bạn không nên tỏ ra vui khi ký kết được hợp đồng có lợi nhuận đáng kể. Tốt hơn hết là cư xử khiêm tốn, hoặc có thái độ lo lắng. Vâng, bạn đang vui là đã đưa được sản phẩm thâm nhập vào thị trường Việt Nam, nhưng bạn đã phải bán sản phẩm của mình với "chi phí sản xuất"... Trong nhiều trường hợp nếu đối tác kinh doanh của bạn không phải là người cuối cùng dùng sản phẩm của bạn, đặc biệt nếu đó là một nhân viên của công ty nhà nước, họ sẽ dự tính là sẽ nhận được hoa hồng cho việc môi giới này. Chúng tôi không cố gắng khuyến khích việc hối lộ, chúng ta không thể bỏ qua thực tế là tham nhũng ở Việt Nam vẫn chưa được xoá bỏ, mặc dù chính phủ hiện nay đang cố gắng hoặc ít nhất bắt đầu gọi điều này bằng tên thật của nó.
Cuối cùng chúng tôi đề xuất một số nguyên tắc để đàm phán với người Việt Nam, tôn trọng những nguyên tác này sẽ giúp việc thúc đẩy ý định kinh doanh:
- Hãy kết nối mối quan hệ cá nhân với đối tác (tìm hiểu về sở thích của họ, mời họ đến Cộng hòa Séc, ở đây hãy dành thời gian cho họ).
- Luôn luôn cười, lịch sự và dễ chịu.
- Không phàn nàn về những điều nhỏ nhặt.
- Nếu bạn muốn chỉ trích ai đó, hãy làm điều đó gián tiếp và tránh đối đầu.
- Không bao giờ thể hiển thị sự bực bội - bạn sẽ mất đi sự tôn trọng của đối tác.
- Đừng cố gắng để có được lợi ích từ đối tác - hãy hợp tác và hợp tác. Hãy nhớ rằng việc chiến thắng tại một trận đấu đôi khi có thể làm thua cả một cuộc chiến.
- Đừng vội và Một cuộc đàm phán dần dần từ nói chung đến cụ thể sẽ giúp đối tác hiểu rõ hơn về ý định của bạn.
- Chuận bị cho sự chậm trễ - hãy tính trước trong chương trình của bạn. Hãy nói với đối tác rằng bạn có kế hoạch rời khỏi Việt Nam ít nhất một ngày trước khi bạn thực sự lên kế hoạch này .
- Hãy chuẩn bị dự án tốt và những lập luận của bạn phải củ thể. Người Việt Nam có một cái nhìn tổng quát về các dự án cạnh tranh (sản phẩm), và những lợi ích thiết thực được đánh giá
- Luôn tính trước việc giảm giá và hoa hồng. Yếu tố giá cả quyết định ở thị trường nội địa và thường gây tử vong cho các nhà cung cấp hàng hoá chất lượng cao (và các mặt hàng đắt tiền).
Thông tin trong bài viết thể hiện ý kiến cá nhân của tác giả chứ không phải dữ liệu chính thức của Đại sứ quán Cộng hòa Séc tại Hà Nội.